Personuppgiftspolicy

INLEDNING

Den här policyn beskriver hur VINNERGI Aktiebolag hanterar personuppgifter från och med 2018- 05-25.

SYFTE

VINNERGI värnar om personlig integritet. Vi vill att du som kund, leverantör eller annan intressent ska känna dig trygg när vi behandlar dina personuppgifter. Därför har vi tagit fram en personuppgiftspolicy. Den utgår från den gällande dataskyddslagstiftningen GDPR (General Data Protection Regulation) och tydliggör hur vi arbetar för att ta tillvara dina rättigheter.

Målet med policyn är att informera dig om hur vi behandlar personuppgifter, vad de används till, vilka som får ta del av dem och hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

BAKGRUND

Personuppgifterna behandlas i första hand för att VINNERGI ska kunna fullfölja sina åtagande gentemot sina beställare. Vår målsättning är att behandla så få personuppgifter som möjligt och endast de som krävs för att genomföra uppdraget. Vissa kontaktuppgifter behövs för att exempelvis kunna svara på frågor angående pågående projekt eller vid marknadskommunikation samt utföra kund- och leverantörsundersökningar.

RIKTLINJER

RÄTTSLIG GRUND FÖR HANTERINGEN

VINNERGI hanterar endast personuppgifter när vi har rättslig grund eller när vi har ett intresse av att använda uppgifterna för att utveckla, förbättra eller säkerställa våra tjänster. Rättslig grund anser vi att vi har när vi behöver upprätta tex markupplåtelseavtal och intrångsersättning eller på annat sätt samla in personuppgifter för att kunna färdigställa kundens projekt. Personuppgifter som inte längre behövs för att fullgöra våra åtagande kommer också att tas bort.

EXEMPEL PÅ PERSONUPPGIFTER VI BEHANDLAR

Kontaktuppgifter, till exempel namn, telefonnummer och e-postadress. Information av lagfarna ägare, adress för fastigheter för markupplåtelse och värderingar. Information om din elanläggning/fastighet. Avtalsrelaterad information i kund- och leverantörssyfte. Övrig frivilligt lämnad information.

SAMTYCKE

Vid behov kommer vi att inhämta ditt samtycke innan vi börjar behandla dina personuppgifter. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya under förutsättning att de inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag.

EXEMPEL PÅ HUR VI SAMLAR IN PERSONUPPGIFTER

Uppgifter som vi hämtar från våra uppdragsgivare. Uppgifter som vi hämtar från Lantmäteriets Fastighetsregister. (Lantmäteriet tar ställning till sökandens ändamål med stöd av fastighetsregisterlagen (2000:224) och om den efterfrågade informationen är sådan att den kan tillhandahållas. Sökande ska vara den aktör som ansvarar för behandlingen av personuppgifterna.) Uppgifter som vi får när du anlitar VINNERGI. Uppgifter som vi får när du anmäler dig till våra utbildningar. Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar. Uppgifter som vi får när du skickar e-post till oss. Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss eller på annat sätt tar kontakt med oss. Behandling av PERSONUPPGIFTER Vi har rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. I de fall vi hanterar personuppgifter åt någon annan, så arbetare vi enligt deras biträdsavtal. I de fall vi hantera känsliga personuppgifter har vi extra behörighetskontroller, vilket bara fåtal medarbetare har tillgång till. Detta innebär ett högre skydd för dessa personuppgifter. VINNERGI skyddar dina personuppgifter genom en kombination av tekniska och organisatoriska lösningar. Åtkomstsystem krävs för tillgång till samtliga av VINNERGIs system som hanterar personuppgifter. Anställda på VINNERGI samt personuppgiftsbiträden och underbiträden ska följa VINNERGIs interna rutiner.

REKRYTERING

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Personuppgifter som behandlas av Vinnergi är bland annat namn, födelsedatum, adress, information om erfarenhet och färdigheter, eventuellt fotografi m.m. I dessa fall kan automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, förekomma. De som mottar uppgifterna är huvudsakligen HR-ansvarig, chefer och anlitade rekryteringsfirmor. I de fall rekryteringsfirmor handhar rekryteringen upprättas alltid personuppgiftsbiträdesavtal med den externa aktören.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna? För att Vinnergi ska kunna hantera ansökningar, intervjuer och beslutsfattande i ett rekryteringsförfarande samlar vi in och behandlar personuppgifter.

Hur länge lagras personuppgifterna? Vinnergi lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Vinnergi genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. Vinnergi kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att rekryteringsförfarandet är avslutat om vi bedömer det nödvändigt att spara dem för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Vinnergi. Lagringsperioden är därför 2 år.

PERSONUPPGIFTER LÄMNAS UT
Vi lämnar endast ut dina personuppgifter till tredje part om du har samtyckt till det eller om det är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt lag eller avtal. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi speciella avtal såsom personuppgiftsbiträdesavtal och sekretessavtal, som säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett säkert sätt.

DINA RÄTTIGHETER
Du har rätt att få information om vilka personuppgiftsbehandlingar som görs hos oss. Du har rätt att en gång per år kostnadsfritt begära ett registerutdrag där du kan se vilka personuppgifter vi har om just dig. Du har rätt att begära rättning om vi har felaktigheter registrerade om dig. Du har i vissa fall rätt att invända mot en personuppgiftsbehandling och då kommer VINNERGI att upphöra med behandlingen om inte rättslig grund finns.

Du har rätt att bli raderad under dessa förutsättningar: Om uppgifterna inte längre behövs för det ändamål de samlades in. Om uppgifterna sparats med ditt samtycke och du återkallar samtycket. Om behandlingen grundar sig på en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse. Om personuppgifterna har behandlats olagligt. Om du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål. Rätten att bli raderad gäller inte om vi är skyldiga enligt lag (t ex bokföringslagen) att behålla uppgifterna.

ANSVAR
VINNERGI är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi samlar in, behandlar, lagrar och att dina rättigheter tillgodoses. PERSONUPPGIFTSANSVARIG Personuppgiftsansvarig är utsedd att se till den registrerades rättigheter och integritet och följs upp så att personuppgifter blir korrekt behandlade.

RÄTTELSE OCH INSYN
Vid notering av felaktiga uppgifter sker rättelse utan dröjsmål. Du har givetvis rätt att ta del av de uppgifter som vi registrerat om dig. Vill du ta del av dessa uppgifter eller har andra frågor angående vår behandling av personuppgifter ber vi dig kontakta personuppgiftsansvarig via e-post personuppgifter@Vinnergi.se.

FRÅGOR ELLER KLAGOMÅL
Frågor gällande denna personuppgiftspolicy eller om du anser att vi på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter kan du kontakta personuppgiftsansvarig via e-post personuppgifter@Vinnergi.se